Realizamos um amplo diagnóstico do CPV, descrevendo e avaliando em detalhes a situação atual nas seguintes áreas:
1. Acervo;
2. Infraestrutura;
3. Pessoal;
4. Administração e finanças;
5. Intercâmbios;
6. Movimentação cotidiana.
A realização deste diagnóstico teve como objetivo fundamental reunir elementos para:
1. Embasar a discussão sobre os rumos de um novo projeto para o CPV;
2. Servir de subsídio para a elaboração de projetos de financiamento e parcerias.
É importante registrar que não se trata de um inventário, no sentido estrito do termo - a meta não era quantificar com exatidão matemática todo o material existente, seja por temas, áreas, movimentos, datas etc. e, sim, reunir elementos que propiciassem uma visão ampla - e ao mesmo tempo rigorosa - do conjunto do material existente, avaliando o estado em que se encontra.
Apesar disso, ao longo do trabalho foram feitas contagens nas diversas áreas diagnosticadas mas os números obtidos, por mais próximos que estejam da realidade, devem ser tomados como estimativas, valores aproximados. Essas informações – acrescidas das diversas listagens feitas – foram inseridas numa base de dados a ser posteriormente trabalhada e aprimorada.
É preciso registrar ainda que, durante o levantamento, foram feitas algumas intervenções parciais, de caráter emergencial, em parte do material, tais como: rápida higienização (remover o pó, mofo acumulados, insetos mortos), retirar clipes e prendedores enferrujados, desdobrar folhas amassadas, acondicionar melhor determinados documentos, substituir pastas, etiquetas, limpar prateleiras e estantes, aglutinar material disperso, re-arranjar pastas em ordem alfabética ou por temas etc – enfim, iniciativas de “pronto-socorro” para resolver os casos mais graves.
Finalmente, este trabalho, previsto de início para ser realizado em três meses, foi desenvolvido a partir de 11 de abril e concluído em 14 de junho de 2005. A equipe responsável - composta por Luísa Mafalda G. Peixoto, Victor A. Petrucci e Yara Silvia Tucunduva.
Aqui você poderá consultar o resumo do levantamento do nosso acervo.
De acordo com o roteiro proposto no projeto do diagnóstico, a avaliação do acervo segue o seguinte esquema:
Em cada área, haverá informações sobre o tipo de material existente, data, procedência, armazenamento, estado de conservação do documento, quantidade aproximada, classificação.
Observações sobre o atual sistema de classificação e ordenação do acervo
Desde sua fundação, em 1973, até aproximadamente o ano de 1990, o CPV seguiu uma mesma metodologia de trabalho de documentação, baseada na proposta de Chris Whitehouse, sistematizada no Manual de Documentação Popular. Nos quinze anos seguintes, a documentação foi trabalhada por grupos distintos que, em muitos aspectos, alteraram a proposta inicial. Na atual fase, coexistem “resíduos” dessas diversas propostas, resultando numa não-uniformidade na classificação do acervo do CPV, dificultando a recuperação do material arquivado. Critérios “inovadores”, muitas vezes conflitantes entre si, foram utilizados sem uma preocupação com o acervo já organizado, gerando sistemas duplos e muitas vezes conflitantes na indexação, tratamento técnico, arquivamento e utilização do material.
